Come fondare un gruppo meetup da zero

Introduzione

Se hai intenzione di creare un nuovo gruppo Meetup o se ne hai già uno e stai cercando degli spunti per migliorarlo, questo articolo è per te. Dopo aver fatto un’esperienza a Londra e aver  intervistato i fondatori meetup più di successo della zona, ho deciso di condividere e riassumere quì la mia esperienza. Questa vuole essere una guida pratica che va ad affrontare i problemi reali che hanno superato alcuni dei fondatori dei gruppi più importanti d’Europa. I gruppi meetup più longevi attraversano varie fasi: nascita, crescita, maturità, e così via. Questa guida è stata suddivisa in tali fasi, in modo da poter essere utilizzata come una sorta di mappa per chi volesse creare un nuovo gruppo o migliorare un gruppo esistente.

 

Fase 1: prima di partire

I gruppi Meetup non partono da soli. C’è sempre dietro un’idea e una speranza che fanno da scintilla. A volte questa scintilla può provocare una meravigliosa esplosione, il più delle volte invece, questa scintilla porterà a molte difficoltà che andranno affrontate con tenacia una alla volta.

 

Il carburante ed il motore

La cosa più importante che contraddistingue un gruppo che crescerà nel tempo da un gruppo che invece non andrà da nessuna parte è la motivazione del fondatore. Creare e gestire un gruppo meetup richiede moltissimo tempo, costanza ed il superamento di innumerevoli difficoltà. Senza la giusta motivazione ed il giusto impegno, il motore non sarà in grado di spingere e si bloccherà. Ma quale può essere una motivazione sufficientemente forte da poter spingere fino in fondo? Questo è soggettivo. Tuttavia, se l’unica motivazione è quella di trarne un beneficio economico, tale motivazione non basta, semplicemente perché i soldi non arriveranno né velocemente e né facilmente e probabilmente non arriveranno affatto. Una motivazione più adatta (e molto più forte) può essere la semplice passione per quello che si fa ed il desiderio di condividerla con gli altri. Se ti interessa semplicemente creare un bel gruppo di persone che si incontrano al bar, sappi che anche solo quello richiederà la giusta motivazione. Detto questo, se esiste un modo più facile per raggiungere i tuoi scopi invece che fondare un gruppo meetup, allora vai e insegui i tuoi scopi. Se invece senti che vuoi davvero fondare un gruppo meetup e che ti ci vuoi dedicare con passione, allora continua a leggere per scoprire quali sono i prossimi step.

 

Come progettare un gruppo

Se da una parte chi vuole creare un nuovo gruppo meetup debba avere una forte motivazione, dall’altra parte dovrà pur esserci qualcuno interessato a partecipare agli incontri. Un gruppo meetup va progettato in modo da poter soddisfare delle esigenze. Detto questo, avrai sicuramente un’idea o delle idee su cosa vorresti fare tu. Tuttavia, riuscirai ad ottenere seguito? Il modo migliore per scoprirlo in anticipo è fare una ricerca competitiva (leggi paragrafo successivo). Tuttavia, non è detto che le idee che funzionano siano solo quelle che hanno già avuto successo in passato, ma è comunque una buona idea imparare dagli errori degli altri quando possibile.

 

Ricerca competitiva

Fare una ricerca competitiva su meetup è facile e può rivelarsi molto utile. Supponiamo che tu abbia un’idea, per esempio creare un meetup di disegno artistico. Per trovare gruppi simili ti basterà guardare ad una città di riferimento. Dal momento che Meetup viene molto più utilizzato negli Stati Uniti che nel resto del mondo, ti basterà puntare alle città più grandi negli USA. Seleziona una città alla volta ed avvia una ricerca su meetup. Il mio suggerimento è quello di fare una lista dei gruppi più simili al tuo (e più frequentati) che riesci a trovare. Fatto questo, non limitarti solo a studiare i loro eventi e la loro descrizione. Visto che molto probabilmente gli organizzatori sono delle persone molto aperte e socievoli, contattali direttamente e chiedi un incontro su Skype per parlare della tua idea e confrontarvi su quali opportunità potrebbero esserci per creare dei nuovi gruppi. Se invierai un messaggio personale e ben scritto, otterrai un incontro dal 10-20% degli organizzatori. Fare in questo modo ti permetterà di ricevere consigli molto utili e di evitare un sacco di errori.

 

Partecipare in altri gruppi

Se hai la fortuna di abitare in una città abbastanza grande potresti prima fare un po di esperienza come co-organizzatore in altri gruppi. Ciò ti permetterà di imparare dall’esperienza pratica e di capire se organizzare eventi meetup può fare al caso tuo.

 

Fattibilità legale e proiezioni economiche

Le idee migliori sono spesso illegali. Per esempio se tu volessi organizzare escursioni in montagna in Italia ma non hai il permesso per farlo, sappi che vai nell’illegale. Se vuoi organizzare partite di Poker a 1€ di ingresso in un locale tranquillo, è illegale. Se hai un’idea che reputi molto interessante, se è davvero così interessante allora forse non è legale. Sta a te valutare questo aspetto e capire se vale la pena rischiare. In ogni caso, qualsiasi tipo di attività in Italia va contro ad almeno qualche legge, utile o inutile che sia. Dunque se vuoi fare tutte le cose perfettamente a norma, sappi che questo non è possibile. Un altro aspetto che devi considerare è quello economico. Se vuoi guadagnarci qualcosa o se avrai dei costi da sostenere, prendi una calcolatrice e un foglio, fai delle proiezioni per capire se ha senso oppure no.

 

Fase 2: iniziare il cammino

Hai un’idea, hai studiato, ti sei confrontato con chi di dovere e hai fatto i tuoi calcoli. Hai le carte in regola. Adesso è arrivato il momento di far partire il tuo nuovo gruppo su meetup. La fase di partenza è quella più difficile in assoluto. La difficoltà principale sarà quella di promuovere un gruppo con 0 partecipanti. Continua a leggere che nei prossimi paragrafi ti spiegherò esattamente come fare.

 

Creare vs ereditare

Ci sono diversi modi per creare un gruppo meetup da zero. Il modo più semplice è quello di ereditare un gruppo già esistente da qualche organizzatore un po svogliato o che non ha più tempo di gestire la baracca. L’alternativa è quella di creare un nuovo gruppo. In tutti e due i casi un gruppo ha il potenziale di crescere e svilupparsi.

 

Trovare i primi partecipanti

Supponiamo che tu abbia deciso di creare un gruppo da zero. Come si fa a promuovere un gruppo con zero partecipanti? Chi potrà mai essere interessato a parteciparvi? Innanzitutto, è impossibile che un gruppo possa avere 0 partecipanti in quanto tu conti almeno 1. Ma come si fa a promuovere un gruppo con 1 partecipante? Un gruppo con un solo partecipante non è un gruppo. Non essendo un gruppo non dovresti promuoverlo come tale. È un concetto molto semplice! Per avere un gruppo occorre un network di persone. Quindi invece di promuovere un gruppo con 1 solo partecipante dovresti concentrarti innanzitutto su come creare il tuo network. Se sei una sola persona e dovresti promuoverti semplicemente come tale. Facciamo un esempio. Vuoi creare un gruppo di disegno. La prima cosa che devi fare è trovare persone che sono interessate al disegno e farti conoscere, oltre che far conoscere la tua idea. Potresti fare così:

 

-Usare Linkedin e fare una ricerca locale di persone che si occupano di “design”. Mandare un messaggio privato invitandoli ad un incontro 1:1 per confrontarvi sull’idea e discutere dei possibili sviluppi. Se la tua idea è interessante e loro sono potenzialmente interessati saranno felici di incontrare un loro simile. Inoltre, anche loro potrebbero già avere un network di persone da coinvolgere.

-Contattare tutte le accademie d’arte in zona. Proporre un incontro di persona per discutere della tua iniziativa e capire se può nascere una collaborazione. Specialmente le accademie d’arte potrebbero coinvolgere un network enorme.

-Contattare tutti i colorifici in zona. Proporre un incontro di parsona per discutere della tua iniziativa e capire se può nascere una collaborazione. Se la tua idea è interessante e loro sono potenzialmente interessati saranno felici di incontrarti. Potrebbero sostenerti pubblicizzando il tuo meetup nel loro negozio.

A volte incontrare una sola persona può essere più remunerativo che andare in un grosso gruppo di sconosciuti a fare networking. Conosci di persona gli interessati e stringi dei legami. Una volta che avrai un network sufficientemente grande potrai far partire il primo meetup. Gli incontri meetup dovranno essere (ovviamente) interessanti e coinvolgenti, in modo da alimentare il gruppo nel tempo.

 

Scegliere la location

Una location facilmente raggiungibile, un orario umano e del buon cibo. Il cibo fa una grossa differenza, non sottovalutarlo. Non devi necessariamente offrire tu da mangiare ma quantomeno scegliere un posto dove offrono del buon cibo perché quello è un elemento davvero importante. La cosa migliore da fare è visitare di persona la potenziale location prima di renderla ufficiale. Una volta individuato il tuo lougo di ritrovo ideale, potrà restare sempre quello anche per tutti gli incontri futuri. Data l’importanza strategica di una buona location, investi tempo per trovarne una.

 

Scegliere la frequenza

Ogni quanto organizzare gli incontri? Un elemento fondamentale nei meetup è la continuità. I partecipanti devono sapere che gli incontri si terranno con ripetitività. La continuità è la migliore forma di marketing. Idealmente, ad ogni incontro dovresti promuovere l’incontro successivo con la relativa data. Per un nuovo meetup in fase iniziale, incontrarsi una volta al mese oppure una volta ogni due settimane è un intervallo di tempo accettabile.

 

Far pagare o no?

All’inizio, meglio non far pagare. Innanzitutto un evento gratuito riscontrerà maggiore partecipazione e darà la possibilità al tuo gruppo di ottenere una buona base iniziale di membri. In secondo luogo, organizzare eventi a pagamento potrebbe richiedere di adempiere a diverse cose dal punto di vista legale. Se devi spendere del tempo nel fare ciò, meglio farlo una volta che il tuo gruppo avrà riscontrato già un minimo di successo.

 

Validazione del gruppo

Un nuovo gruppo va avanti nel tempo solo se c’è qualcuno che vi partecipa e qualcuno determinato nell’organizzare gli eventi. Creare un gruppo meetup è come creare un prodotto e cercare di venderlo. Spesso non ci si riesce e bisogna apportare delle modifiche all’idea iniziale. Altre volte invece le cose vanno bene fin da subito. Nel momento in cui le cose andranno bene vorrà dire che il tuo meetup avrà superato la “prova di mercato” e che la tua idea è valida. A questo punto non ti resta che far crescere il tuo gruppo.

 

Fase 3: la crescita

Hai creato il tuo meetup ed i primi incontri si sono svolti con successo. Hai intenzione di proseguire il tuo cammino su questa strada. Quali sono i prossimi step e come superarli?

 

Aumentare la frequenza

La crescita di un gruppo meetup avviene quando, a parità di tempo, il numero di partecipanti attivi aumenta. Se a Ottobre hai avuto 30 partecipanti attivi e a Dicembre hai 50 partecipanti attivi, significa che il gruppo sta crescendo. Il modo più semplice per aumentare i partecipanti attivi è quello di fare sempre più incontri, ossia aumentare la frequenza. La crescita di un gruppo non è proporzionale al numero di membri totali. Ci sono gruppi con 1.000 membri con 50 partecipanti attivi ogni mese e ci sono gruppi con 30.000 membri e con 20 partecipanti attivi ogni mese.

 

Differenziare gli eventi

Aumentare la frequenza degli incontri ogni mese rischia di essere controproducente se poi diventano noiosi e ripetitivi per chi vi partecipa. Proprio per questo motivo occorre differenziare. È possibile differenziare in diversi modi:

 

-Creare format diversi dello stesso evento

-Trovare nuovi argomenti che possono interessare anche ad altre persone per aumentare le dimensioni del gruppo

 

Creare dei processi e individuare gli asset

Man mano che il tuo gruppo cresce, ti renderai conto che gran parte delle operazioni che compi diventeranno ripetitive. Pubblicare un evento, trovare gli sponsor, creare un nuovo format, ricevere feedback e così via. Con il tempo sarai in grado di trovare il modo più efficiente di compiere tutte queste operazioni. Se all’inizio ogni cosa era una novità e non sapevi come fare, arriverai ad un punto in cui conoscerai bene il processo ideale per poter fare qualsiasi cosa. Imparerai e crescerai. Ti renderai anche conto, guardando indietro, che hai creato degli asset come un gruppo attivo e ben avviato, dei processi ed un network personale.

 

Trovare co-organizzatori

Più un gruppo crescerà, maggiori saranno le responsabilità e le cose da fare. Se non saprai organizzarti per tempo, arriverai ad un punto in cui le ore che hai durante la giornata non ti basteranno più per fare tutto quanto. Proprio a questo servono i co-organizzatori. Ma come trovarli e come selezionarli? Trovare co-organizzatori è un processo abbastanza standard. Qualche membro esprimerà la volontà di aiutarti, o comunque ci saranno dei membri che saranno più proattivi di altri. In poche parole, si tratta di aspettare e scegliere fra chi si propone. Un aspetto fondamentale da tenere in considerazione durante il processo di selezione è costituito dalle motivazioni che stanno dietro a chi vuole aiutarti. Conviene sempre delegare a qualcuno disposto ad aiutare nel lungo periodo piuttosto che a qualcuno con una motivazione di breve termine.

 

Fase 4: maturità

Solo una piccola parte dei gruppi meetup riuscirà ad arrivare fino alla fase di maturità. Questa fase è caratterizzata da eventi molto frequenti, buona partecipazione ed una struttura organizzativa gerarchica. A questo punto, un gruppo comincia ad acquisire valore ed importanza. Gli obbiettivi durante questa fase possono essere molteplici:

 

-non mandare tutto all’aria

-crescere ancora di più

-monetizzare e vivere di questo

 

La cosa più importante da fare a questo punto è differenziare i propri canali di acquisizione dei nuovi partecipanti.

 

Differenziare canali di acquisizione

A questo punto, il valore principale del tuo gruppo non sarà soltanto quello di essere uno dei tanti gruppi meetup, ma quello di essere diventato una vera e propria organizzazione. Se vuoi proteggere la tua creazione devi incominciare a differenziare i tuoi metodi di acquisizione, altrimenti rischi di perdere seguito se le cose su meetup dovessero andare male. Operare soltanto su una piattaforma non è necessariamente una buona idea perché è molto rischioso. Proprio per questo motivo, costruire un sito web (cerchi un webmaster?), usare altre piattaforme per eventi (come Eventbrite), fare email marketing, SMS marketing e farti conoscere online dovranno diventare le tue priorità. Ne va della sopravvivenza del tuo gruppo. Un’altra buona idea per promuovere il tuo meetup è quella di organizzare eventi congiunti con altri gruppi.

 

Innovare e rafforzare i processi

Se prima innovare e farsi venire nuove idee era sempre una novità, adesso anche l’innovazione diventerà, come tutto il resto, un processo. Tutto diventerà sempre più astratto e strategico. Se prima il tuo focus era quello di “fare” a livello operativo, la tua preoccupazione di adesso sarà come fare quel qualcosa nel minor tempo possibile e nel modo più semplice e sicuro. Il valore del tuo gruppo verrà in buona parte influenzato dalla bontà dei tuoi processi di gestione. Ascoltare i feedback per innovare sarà sempre importante. Tuttavia, avrai delle radici e saprai bene che cosa funziona e cosa no.

 

Dedizione totale

Se sei riuscito/a ad arrivare fino a questo punto, è probabile che dietro a ciò che fai ci sia tanta passione e che quindi stai pensando di dedicarti full-time ad organizzare i tuoi eventi. La dedizione totale richiede che vi sia una certa remunerazione economica (argomento che verrà affrontato nel paragrafo successivo). Tuttavia, il tempo è sempre poco e le incertezze che hai sono tantissime. Molto probabilmente hai già un altro lavoro full-time e non sai cosa fare. Non hai neanche il tempo per pensare! Ebbene, come fare? Innanzitutto, non fare il passo più lungo della gamba. Se meetup ti ha dato così tanto fin ora, non rischiare che ti possa rovinare la vita se hai paura che ciò possa succedere. Prima di poterti dedicare full-time ad organizzare eventi ti occorrono due cose:

 

-stabilità: non dipendere solo da meetup, avere una presenza online oltre che un flusso differenziato e constante di nuovi “iscritti”.

-remunerazione: avere già una remunerazione sufficiente per poter vivere.

 

Se hai già queste due cose, allora puoi fare il grande passo. In caso contrario stai rischiando di fare un balzo troppo lungo. Succede spesso che per ottenere stabilità e remunerazione occorra investire molto tempo, e che queso tempo non lo abbiamo. In questo caso, la cosa più semplice da fare è pagare qualcun altro che può metterci un po del suo tempo, aspettare che il gruppo cresca e poi subentrare nell’organizzazione una volta che la situazione sarà diventata più stabile e remunerativa.

 

Fase 5: monetizzazione

Monetizzare un gruppo meetup non è affatto facile, specialmente quando si tratta “solo” di un gruppo meetup come possono essercene molti altri. Specialmente in una grande città è pieno di eventi gratuiti. Per quale motivo il tuo meetup dovrebbe essere a pagamento quando ce ne sono molti altri che sono gratuiti? Nel pianificare di monetizzare un gruppo meetup è importante tener conto di questo ed essere in grao di fornire un valore unico, che i partecipanti non possono trovare da nessun’altra parte. In parole più economiche, è importante non essere una commodity. Un altro motivo per cui monetizzare i gruppi meetup non è facile è dovuto ai costi logistici e alle tasse. Se prendi in mano una calcolatrice e fai due conti vedrai che ho ragione. Tuttavia, monetizzare un gruppo meetup non è impossibile e c’è senz’altro chi riesce a guadagnarsi da vivere.

 

Come monetizzare un gruppo meetup nella pratica

I metodi principali utilizzati per monetizzare un gruppo meetup sono:

 

-ticket: far pagare una quota di iscrizione a chi intende partecipare a ciascun evento è il sistema più diffuso in assoluto. Il concetto fondamentale da tener presente è che conviene sempre far pagare in anticipo online. Le persone che si iscrivono agli eventi su internet non sono affatto affidabili quando non vengono vincolate ad un impegno. Se sosterrai dei costi per 100 iscritti e se ne presenteranno solo 15, potresti rimetterci finanziariamente. Quindi fai sempre pagare in anticipo. Il sistema dei ticket può diventare remunerativo specialmente nel momento in cui organizzi molti eventi ogni mese con un discreto numero di partecipanti.

-membership: questo metodo consiste nell’offrire una quota di iscrizione annuale che può portare ad alcuni vantaggi, come ad esempio poter partecipare agli eventi oppure godere di particolari convenzioni. Questo modello di business viene utilizzato (al di fuori di meetup) da chi organizza corsi e dalle palestre. È una forma di monetizzazione che diventa conveniente quando i tuoi eventi si rivolgono ad un gruppo di persone ristrette e stai vendendo una sorta di “percorso” con un inizio, uno svolgimento e una fine.

-sponsorship: se fai degli incontri con un discreto volume di partecipanti, la sponsorship potrebbe essere un modo per ripianare i costi. Tieni presente che trovare degli sponsor richiede tempo. Una tipologia di sponsorship abbastanza diffusa è quella offerta dai locali nuovi o poco frequentati che potrebbero decidere di offrire da mangiare gratis per invogliare la gente a venire e così farsi conoscere. Per trarre profitto con la sponsorship occorrono dei numeri davvero molto grandi in termini di partecipazione.

 

Conclusione

La tua costanza e determinazione sono gli aspetti principali che andranno ad influire sull’andamento del gruppo. Ti renderai presto conto (o forse sai già) che le persone non sono affidabili e che non puoi farci niente. Dovrai comunicare in modo molto chiaro e ripetere sempre le cose più e più volte. Pur facendo così, ci sarà sempre qualcuno che non ha capito o che è molto sbadato. Se avrai buona determinazione in quello che fai, meetup ti darà soddisfazione ed imparerai molte cose facendole nella pratica. Ascolta i feedback dei partecipanti e agisci sempre con trasparenza e onestà. Spero con questo articolo di averti dato qualcosa da portare a casa!